Webdesign und Webprogrammierung

Geschäftliche E-Mails im Einklang mit RFC 3676 und deutschen Vorschriften

In der Geschäftskommunikation ist es wichtig, sowohl technische Standards als auch rechtliche Anforderungen zu berücksichtigen.

1. Formatierung der E-Mail Gemäß RFC 3676, der die Verwendung von "plain text" (reinem Text) in E-Mails beschreibt, sollten wir darauf achten, dass die Zeilenlänge 72 Zeichen nicht überschreitet. Dies ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass Zitate in E-Mails nicht umbrechen und die Lesbarkeit gewährleistet ist. Verwenden Sie Leerzeilen zwischen Absätzen, um die Lesbarkeit zu verbessern.
2. Eine standardgemäße E-Mail-Signatur sollte mit einer Zeile mit ausschließlich zwei Bindestrichen und einem Leerzeichen ("-- ") beginnen. Dies signalisiert dem E-Mail-Client des Empfängers das Ende des Hauptinhalts der E-Mail.

Pflichtangaben in der E-Mail-Signatur

In Deutschland sind Unternehmen verpflichtet, bestimmte Angaben in ihrer E-Mail-Signatur zu machen, um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen. Diese Anforderungen ergeben sich unter anderem aus dem § 5 des Digitalen-Dienste-Gesetzes (DDG). Zu den Pflichtangaben gehören:

• Firmenname: Der vollständige Name des Unternehmens.
• Rechtsform: Die Rechtsform des Unternehmens (z. B. GmbH, AG).
• Sitz des Unternehmens: Die vollständige Adresse des Unternehmens.
• Registerangaben: Die Handelsregisternummer und das zuständige Registergericht.
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Falls vorhanden, die USt-IdNr.
• Vertretungsberechtigte Personen: Namen der Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder.
• Hinweis auf die EU-Streitschlichtungsplattform: Bis zum Ablauf des 19. Juli 2025 ist es erforderlich, einen Hinweis und Link auf die EU-Streitschlichtungsplattform in die Signatur aufzunehmen und dann zu entfernen, da es diese Plattform ab dem 20.07.2025 nicht mehr geben wird. Die EU-Kommission hat beschlossen, sie einzustellen, u. a. weil sie kaum genutzt wurde.

Beispielhaft hier meine E-Mail-Signatur als nicht-handelnder Einzelunternehmer mit vorhandener Ust-IdNr.:

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Markward Kufleitner { webdesign markward } | USt-IdNr.: DE264459681
Zietenstr. 17 B, 26131 Oldenburg
https://www.webdesign-markward.de | Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.
Tel: +49 441 960 199 3 | Fax: +49 441 30414120
XMPP: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.
https://emailselfdefense.fsf.org/de/
Bewerten Sie mich bitte bei Google:
https://g.page/webdesign-markward/review
Die Europäische Kommission stellt eine Plattform zur Online-Streit-
beile­gung (OS) bereit: https://ec.europa.eu/consumers/odr/

Die Einhaltung der technischen Standards und der rechtlichen Anforderungen ist entscheidend für eine professionelle Geschäftskommunikation. Indem Sie die oben genannten Punkte berücksichtigen, stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails sowohl leserfreundlich als auch rechtlich konform sind. Achten Sie darauf, regelmäßig Ihre E-Mail-Signatur zu überprüfen und anzupassen, um aktuellen gesetzlichen Änderungen gerecht zu werden.